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虚假报账及其管控
2016-10-13 10:57  

虚假报账及其管控

在费用报销的过程中,我们经常会遇到虚假报账的事件,那对于这一类事件该如何处理呢?

一、虚假报账的形式

虚假报账常常以假发票的形式存在,而假发票有两种形式。一种是发票本身是假的,即其属于市场上非税务机关监制的假发票;还有一种是发票本身是真的,但金额是虚报的。

假发票在职工出差的过程中是一个巨大利益链条,或者是职工有意的或者是无意的(服务提供商虚假提供),对于发票本身是假的,这类事件不大可能是职工自己的行为,因为一旦被查出来,对于职工而言会有巨大的风险,除了费用不予报销,还有可能自己的诚信被同事非议之类,这种发票往往是由服务提供商为了逃税而虚假开具的。对于发票是真,金额是假,这类行为很可能是职工为了提升自己的报销费用进而获得利益而与服务提供商配合去做的。

二、虚假报账的危害

对于第一类本身是假发票的报销行为,除了对服务提供商有利,对于其他人几乎都是有害的,比如对于报销的员工而言,需要面临着假发票被查出来报销费用取消、诚信受质疑等风险。而对于财务人员而言,可能需要炼就一颗火眼金睛来识别假发票,

对于第二类发票,是职工本身的道德风险问题,这时候查证会变得更加困难。这往往是让财务最头疼的行为,这一种方式隐秘性强、且金额巨大,如果单位不能好好管控,会让单位的相关业务成本剧增。

三、虚假报账违反的法律规范及后果

1.会计法

第十三条 会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料,必须符合国家统一的会计制度的规定。使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料,也必须符合国家统一的会计制度的规定。任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证、会计帐簿及其他会计资料,不得提供虚假的财务会计报告。

第四十五条 授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计帐簿,编制虚假财务会计报告或者隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告,构成犯罪的,依法追究刑事责任;尚不构成犯罪的,可以处五千元以上五万元以下的罚款;属于国家工作人员的,还应当由其所在单位或者有关单位依法给予降级、撤职、开除的行政处分。

2.刑法

第三百八十二条 国家工作人员利用职务上的便利,侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有公共财物的,是贪污罪。

受国家机关、国有公司、企业、事业单位、人民团体委托管理、经营国有财产的人员,利用职务上的便利,侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有国有财物的,以贪污论处。

与前两款所列人员勾结,伙同贪污的,以共犯论处。

“骗取”,是指行为人利用职务上的便利,使用欺骗的方法,非法占有公共财物的行为,如会计、出纳员伪造、涂改单据,虚报冒领等等。

四、虚假报账的管控

1.事前预算

一种是设定报销预算,具体到每个场景、每个细节,比如餐饮规定限额,住宿规定限额等。同时设定行之有效的报销管理办法,对于虚假报销行为予以界定和声明惩罚。

2.事中控制

合规化管理报销行为,指定职工选择合规的供应商(包括住宿、餐饮等)。采用公务卡消费,并加之透明有效的差旅费用审批规定。

3.事后监督

通过内部审计查出职工提供报销的原始凭证中虚假的报销单据。

用Excel进行数据整理,我们在审计中发现可疑发票,按购买商品、发票号码、报销单据事由、发票开具单位、购买日期、记账日期、金额、经办人员、发票书写情况(是否有涂改、是否大小写一致等情况)进行详细录入。然后,从以下六个方面进行审查:

(1)查时间上是否符合逻辑。用Excel将原始单据按“记账日期、购买日期”进行排序、汇总,有疑点的发票比较集中的月份,要仔细进行核对,是否用于发放福利和赠送礼品等。对记账时间和签字日期与购买时间相差较远的要问明原因,是否有人为突击解决费用的问题。是否借某次活动将以前没法报销的费用报销,例如:在报销的庆“五一”演出费用中,里面有几张其他月份发生的餐费;在年底突击报销电话费、交通费、药费等等。

(2)查报销单据事由是否符合逻辑。用Excel按“报销单据事由”进行排序、汇总,然后根据实际情况对发票所发生业务的,结和经办人员进行落实。如:该单位有打印、复印机,但有高额的打印、复印费;基建支出的金额明显高于实际工程;用于福利的支出与实有人员情况不符等。把分散各期间的汇总起来,就不难发现被审计单位有重复报销、套取现金等违规违法行为。

(3)查发票的单位主体是否符合逻辑。用Excel按“发票开具单位”进行汇总,查出发生费用多的单位,一定要实地调查,看是否真发生费用,有无将个人消费列支公用经费。招待费超额部分不能列支,是否将费用转移的现象。例如:某单位报销业务宣传费,但发票的单位主体却是该单位的一位临时工,经追查属虚假费用。

(4)查地点是否符合逻辑。在报销费用中发现大型集中的培训活动,首先要查看其会议文件、培训资料等鉴别活动的真实性,对照签到表鉴别参加会议人数的真实性。再在地点逻辑性进行辨别,查清该活动费用是否都在培训地发生,是否存在借机旅游的行为。例如:某单位报销的去A市的培训费用中,有几张车票是到B市的。

(5)查人员是否符合逻辑。在报销的各种费用中,特别是针对本单位职工的费用,要与考勤表上的人员进行核对,看有无用不在岗人员或虚假人员套取资金的问题、有无吃“空饷”的问题、有无为亲朋好友报销费用的问题等。例如:某单位工资费用中,用一些假名单套取上级资金,来解决本单位的经费不足。

(6)查授权签字的真实性。现在单位费用报销基本是“一支笔”签字报销,在审计时应认真核实报销费用的签字情况。看有无授权签字及其签字的真实性。一般从签字的习惯、名字的书写等方面进行审核,是否存在冒充领导签字报销费用。

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